El método de las 5s de Toyota se puede aplicar a los espacios de trabajo, contribuyendo a una eficiencia y motivación mayor.

Este programa ayuda a conseguir mejores resultados y aumentar la motivación del personal, estableciendo un procedimiento a seguir para tener un puesto de trabajo ordenado, limpio y organizado, evitando así las pérdidas de tiempo.

Su nombre se debe, a las primeras letras de las palabras japonesas siguientes:

• Seiri, clasificación y descarte.
• Seiton, ordenación.
• Seiso, limpiar.
• Seiketsu, estandarización.
• Shitsuke, mantener la disciplina.

A continuación, entraremos un poco en detalle en cada uno de estos puntos para que lo podamos aplicar a nuestra oficina:

• Seiri. En este primer paso debemos clasificar todos aquellos materiales que tengamos en nuestro espacio de trabajo.

Solo debemos conservar cerca del puesto de trabajo aquello que usemos a diario, conservando solo lo que sea necesario.

Todo lo que utilicemos poco lo podemos guardar en un lugar de almacenamiento, más cerca o alejado en función de la usabilidad que le demos.

Utilizando esta clasificación despejamos los puestos de trabajo y dejamos el material necesario en el campo de visión, utilizando portalápicesen las cajoneras, clasificadoresy diferentes accesorios.

 

• Seiton. Una vez tenemos clasificados los elementos de nuestro espacio de trabajo, tenemos que ordenar. Teniendo en cuenta el uso y la frecuencia que tiene cada elemento lo debemos colocar más o menos alejado de nuestro puesto. Por ejemplo, si imprimimos frecuentemente no podemos colocar la impresora muy lejos de nuestro puesto debido ya que perderemos mucho tiempo al final de la semana en ir a recoger los documentos y volver a nuestro puesto de trabajo. Siempre es mejor utilizar un armario auxiliar o una mesa con mueble ala lateralpara colocar la impresora más cerca.

 

• Seiso, debemos conseguir una rutina de limpieza, por ejemplo, semanalmente. De esta forma además de mantener el espacio limpio de suciedad nos ayuda a detectar elementos o materiales que no usamos con frecuencia.

 

• Seiketsu, en este paso debemos estandarizar el puesto de trabajo, es decir que con un fácil análisis visual identifiquemos si alguno de los pasos anteriores no lo hacemos correctamente.

 

• Shitsuke, finalmente debemos mantener el proceso en el tiempo, mantener la rutina y no perder los hábitos adquiridos para mantener la eficiencia y los mejores resultados.

 

Todo este proceso se puede aplicar en nuestro puesto de trabajo, utilizando complementos en nuestras mesas.

Por ejemplo, nuestra mesa con mueble ala permite tener un puesto organizado y tener todo al alcance. Si no tenemos la necesidad de tener un espacio tan grande, podemos añadir a nuestro espacio ARMARIOS, CAJONERASque permitan mantener el espacio ordenado y más o menos cerca de nuestra zona de trabajo en función del uso que le demos.